Cómo recopilar ideas o tareas sin perder el foco

Tanto si utilizas el método GTD como si no, seguramente te habrás encontrado con un proceso que hay que realizar casi diariamente y es el hecho de «recopilar».

Recopilar no es más que recoger ideas, anotar nuevas tareas, apuntar aquello que hemos recordado para que no se nos olvide, etc y guardarlas en una bandeja o Inbox. Es decir, es el proceso de volcar todo aquello que requerirá más adelante una acción. Y lo pongo así, en negrita, porque si no es algo para hacer más adelante quizás no debamos apuntarlo y debamos hacerlo en ese mismo instante.

Teniendo claro cual es el concepto y siendo conscientes de que lo vamos a realizar, nos encontramos en generalmente con algunos problemas:

  • Tardamos mucho tiempo en anotarlo.
  • No sabemos bien cómo y dónde guardarlo.
  • Tenemos algunas ideas en una aplicación, otras en papel y otras en la cabeza.
  • Anotamos correctamente pero intentamos avanzar un poco la tarea, sin llegar a completarla.
  • Perdemos el foco de lo que estamos haciendo y luego nos cuesta reengancharnos para continuar.

Son problemas bastante comunes pero que se pueden resolver. Para ello, es necesario que definas el sistema que vas a seguir para realizar este proceso de recogida, porque una vez establecido va a quedar muy claro y vas a saber cómo actuar en cada momento. Pero, ojo, como todo sistema y para que funcione correctamente, éste debería tener en cuenta una serie de condiciones o requisitos.

Condiciones que debería cumplir el sistema de recopilación. 

  1. Que sea ágil introducir la información. Cuanto más rápido podamos recopilar, mejor.
  2. Seleccionar papel o una app, es decir, elegir dónde se almacenará aquello que recopilemos.
  3. Seguir el método de forma sistemática. Por lo que, si empiezas a trabajar de una manera concreta hazlo absolutamente siempre así, por lo menos durante un tiempo. Si hay algo mal en el método tras unas semanas podrás analizar qué falla, pero es importante el compromiso.
  4. Recopilar no significa hacer. Si estamos hablando de recopilar, es simplemente recopilar, no hay ninguna acción más que realizar: ni organizar, ni procesar, ni mucho menos hacer.
  5. Una única excepción, la regla de los 2 minutos. Esta regla consiste en que si la tarea que vas a anotar te va a suponer menos de 2 minutos, entonces hazla y no lo anotes.

3 consejos para recopilar de forma efectiva.

Teniendo claro lo que queremos conseguir, la problemática de recopilar y las condiciones que hemos explicado anteriormente te puedo recomendar el siguiente sistema, que a mí me lleva funcionando desde hace algunos años a la perfección.

  1. Elige una herramienta: Estos son las dos únicas herramientas que me han funcionado bien. Lo importante es que sean accesibles, ágiles y cómodas de utilizar. Te recomiendo que utilices solo una de ellas, por poder centralizar todo en un único lugar. Personalmente, me decanto por la opción digital, porque la voy a tener siempre disponible y no la puedo perder.
    • Un trozo de papel o libreta en el bolsillo junto con un lápiz (el de IKEA sirve) o bolígrafo pequeño.
    • Una app. La que yo utilizo, por la gran agilidad y versatilidad que tiene, es Todoist. Me permite anotar desde cualquier dispositivo de forma minimalista y mostrándome una única línea de texto donde anotar y enviar. Aquello que anoto va directamente a mi inbox, para poderlo procesar más tarde.
  2. Anota absolutamente todo lo que se te pase la cabeza y te vaya a quitar el foco de lo que estás haciendo (tengo que hacer esto, recuerda que el viernes tienes aquello, etc.). También las cuestiones o imprevistos que van saliendo durante el día (una llamada o email que conlleva una acción, un compañero que te ha pedido algo, etc.). Todo esto que vayas anotando, ya lo procesarás más adelante y no ahora, cuando no toca. Al guardarlo tendrás la sensación de que está a salvo dentro de tu sistema y no se te va a pasar ;). Así que olvídate, libera tu mente y a seguir. 
  3. Utiliza la regla de los 2 minutos. Pero utilízala si realmente te resulta útil. Porque por muchos consejos y teoría que haya al final cada persona es diferente y puede encajarte o no. En mi caso sí lo hace, porque valoro que si son 2 minutos, es poco tiempo más de lo que tardaría en escribir la tarea, así que prefiero hacerla rápidamente y seguir con poniendo el foco en lo que estaba haciendo.

Esta es una de las partes que más valoro de mi sistema diario de productividad, pues en el momento que entra algo va a recibir un tratamiento hasta que se realice. Es decir, cualquier elemento recopilado tendrá una acción en el momento que le corresponda.

Atribución imagen: FlavioMaculan.

Día 0: Empieza Productividad.eu

¡Hola!

Me ha costado aproximadamente 3 años escribir este artículo, ¡pero al fin lo he conseguido! Y es que hace exactamente 3 veranos me comprometí a empezar un proyecto propio sobre productividad personal en forma de blog, libro u otro medio cualquiera. Pero dar el paso no ha sido fácil.

Es por eso, que hoy es el día 0, día en que empieza todo. Y lo hace con el objetivo de tener un lugar donde compartir consejos, aplicaciones, herramientas, métodos y demás cuestiones relacionadas con productividad y la gestión personal. Porque el mundo ha cambiado mucho en los últimos años y lo va a seguir haciendo gracias a la tecnología.

Casi sin darnos cuenta hemos incorporado a nuestra vida diaria primero un ordenador, después Internet,  los smartphones, los wearables y un sinfín de dispositivos que no rodean. Donde además, nos acompañan una gran cantidad de apps, el correo electrónico, las redes sociales, los blogs, podcasts y canales de youtube y donde ya tenemos presentes también a los bots.

Demasiados cambios y muy poca formación, porque nadie nos ha dicho cómo utilizar todo esto. Hemos ido descubriendo cómo funciona todo de una forma experiencial, algunas personas casi casi a la fuerza. Y el cambio no es únicamente saber utilizar estos dispositivos y herramientas, sino es conocer el impacto que tienen sobre nuestras vidas y la transformación que supone.

Porque estamos en una sociedad donde ya hay gran cantidad de equipos de personas que trabajan de forma remota y sin verse las caras, de freelances con cientos de tareas a realizar en su día a día y de empresas que tienen que gestionar un gran volumen de proyectos donde intervienen muchas manos.

Por esto, por todo esto, es importante la mejora de la productividad en el mundo en el que vivimos. Donde podamos hacer todas las tareas en el menor tiempo posible y poder disfrutar de mayor tiempo libre, desconectar, tener todo bien atado y que no se nos escape nada.

No lo he comentado antes, pero soy un apasionado de la productividad desde hace muchos años y tengo la firme convicción de que siempre hay una forma de hacer mejor las cosas 😉

Espero que te guste lo que voy a ir publicando y que pueda ayudarte todo el tiempo que he invertido, especialmente en los últimos 10 años, en mejorar aquello que hago.