Cómo recopilar ideas o tareas sin perder el foco

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Tanto si utilizas el método GTD como si no, seguramente te habrás encontrado con un proceso que hay que realizar casi diariamente y es el hecho de «recopilar».

Recopilar no es más que recoger ideas, anotar nuevas tareas, apuntar aquello que hemos recordado para que no se nos olvide, etc y guardarlas en una bandeja o Inbox. Es decir, es el proceso de volcar todo aquello que requerirá más adelante una acción. Y lo pongo así, en negrita, porque si no es algo para hacer más adelante quizás no debamos apuntarlo y debamos hacerlo en ese mismo instante.

Teniendo claro cual es el concepto y siendo conscientes de que lo vamos a realizar, nos encontramos en generalmente con algunos problemas:

  • Tardamos mucho tiempo en anotarlo.
  • No sabemos bien cómo y dónde guardarlo.
  • Tenemos algunas ideas en una aplicación, otras en papel y otras en la cabeza.
  • Anotamos correctamente pero intentamos avanzar un poco la tarea, sin llegar a completarla.
  • Perdemos el foco de lo que estamos haciendo y luego nos cuesta reengancharnos para continuar.

Son problemas bastante comunes pero que se pueden resolver. Para ello, es necesario que definas el sistema que vas a seguir para realizar este proceso de recogida, porque una vez establecido va a quedar muy claro y vas a saber cómo actuar en cada momento. Pero, ojo, como todo sistema y para que funcione correctamente, éste debería tener en cuenta una serie de condiciones o requisitos.

Condiciones que debería cumplir el sistema de recopilación. 

  1. Que sea ágil introducir la información. Cuanto más rápido podamos recopilar, mejor.
  2. Seleccionar papel o una app, es decir, elegir dónde se almacenará aquello que recopilemos.
  3. Seguir el método de forma sistemática. Por lo que, si empiezas a trabajar de una manera concreta hazlo absolutamente siempre así, por lo menos durante un tiempo. Si hay algo mal en el método tras unas semanas podrás analizar qué falla, pero es importante el compromiso.
  4. Recopilar no significa hacer. Si estamos hablando de recopilar, es simplemente recopilar, no hay ninguna acción más que realizar: ni organizar, ni procesar, ni mucho menos hacer.
  5. Una única excepción, la regla de los 2 minutos. Esta regla consiste en que si la tarea que vas a anotar te va a suponer menos de 2 minutos, entonces hazla y no lo anotes.

3 consejos para recopilar de forma efectiva.

Teniendo claro lo que queremos conseguir, la problemática de recopilar y las condiciones que hemos explicado anteriormente te puedo recomendar el siguiente sistema, que a mí me lleva funcionando desde hace algunos años a la perfección.

  1. Elige una herramienta: Estos son las dos únicas herramientas que me han funcionado bien. Lo importante es que sean accesibles, ágiles y cómodas de utilizar. Te recomiendo que utilices solo una de ellas, por poder centralizar todo en un único lugar. Personalmente, me decanto por la opción digital, porque la voy a tener siempre disponible y no la puedo perder.
    • Un trozo de papel o libreta en el bolsillo junto con un lápiz (el de IKEA sirve) o bolígrafo pequeño.
    • Una app. La que yo utilizo, por la gran agilidad y versatilidad que tiene, es Todoist. Me permite anotar desde cualquier dispositivo de forma minimalista y mostrándome una única línea de texto donde anotar y enviar. Aquello que anoto va directamente a mi inbox, para poderlo procesar más tarde.
  2. Anota absolutamente todo lo que se te pase la cabeza y te vaya a quitar el foco de lo que estás haciendo (tengo que hacer esto, recuerda que el viernes tienes aquello, etc.). También las cuestiones o imprevistos que van saliendo durante el día (una llamada o email que conlleva una acción, un compañero que te ha pedido algo, etc.). Todo esto que vayas anotando, ya lo procesarás más adelante y no ahora, cuando no toca. Al guardarlo tendrás la sensación de que está a salvo dentro de tu sistema y no se te va a pasar ;). Así que olvídate, libera tu mente y a seguir. 
  3. Utiliza la regla de los 2 minutos. Pero utilízala si realmente te resulta útil. Porque por muchos consejos y teoría que haya al final cada persona es diferente y puede encajarte o no. En mi caso sí lo hace, porque valoro que si son 2 minutos, es poco tiempo más de lo que tardaría en escribir la tarea, así que prefiero hacerla rápidamente y seguir con poniendo el foco en lo que estaba haciendo.

Esta es una de las partes que más valoro de mi sistema diario de productividad, pues en el momento que entra algo va a recibir un tratamiento hasta que se realice. Es decir, cualquier elemento recopilado tendrá una acción en el momento que le corresponda.

Atribución imagen: FlavioMaculan.