Cómo utilizar la técnica pomodoro para aumentar tu productividad

Hay muchos métodos para organizar el trabajo que tenemos dentro del tiempo del que disponemos para hacerlo. Pero, sin duda, Pomodoro es uno de los más conocidos y que consigue excelentes resultados debido a su sencillez.

¿Recuerdas ese momento en el que estabas atascado y no había forma de adelantar el trabajo o tu lista de tareas? ¿Recuerdas también esos días en los que estás muchas horas delante del ordenador sin avanzar pero sin descansar? ¿O esos instantes en los que cuesta concentrarse y no hay forma de arrancar? Seguro que alguna de estas situaciones es familiar para ti.

Cómo funciona la técnica Pomodoro

La técnica pomodoro viene a resolver varios problemas de un tirón y mediante una forma de hacer bien fácil. Se trata de definir tiempos de trabajo estrictos de 25 minutos seguidos de 5 minutos de descanso, que deben ser igualmente estrictos. Es decir, los 25 minutos de trabajo son para trabajar de forma totalmente focalizada en lo que tienes que hacer y los 5 minutos son para levantarte del ordenador, caminar, ir a beber, salir a la terraza o a la ventana, hablar con un compañero y, en definitiva, despejarte.

El procedimiento es muy sencillo:

  1. Se plantea el trabajo a realizar.
  2. Se activa el tiempo y a trabajar hasta que pasen los 25 minutos de trabajo.
  3. Cuando suena la alarma de fin de trabajo empiezan los 5 minutos de descanso.
  4. Una vez cuando acabe el tiempo de descanso suena la alarma y vuelves a empezar.
  5. Y cada 4 pomodoros se hace un descanso más largo (10 o 15 minutos).

Si te das cuenta, cada 2 pomodoros es una hora, por lo que puedes estimar en un tiempo concreto cuántos pomodoros podrás hacer 🙂

Y aunque los ciclos son de 25 trabajo / 5 descanso, siempre puedes adaptarlo a lo que te funcione mejor. Hay personas que por su tipo de trabajo prefieren hacer algo más corto como 10 trabajo / 3 descanso o incluso ligeramente más largo.

Cuáles son las ventajas de la técnica Pomodoro

Con la técnica Pomodoro consigues un método, que si lo sigues al pie de la letra, te ayudará a aumentar tu productividad desde el primer momento. Algunas de las ventajas que aporta son:

  • Ayudar a focalizarse en una tarea. En cada ciclo hay que tener claro qué hay que hacer
  • Es un gran empujón para empezar a trabajar en cualquier momento (de mañana, de tarde o incluso en fin de semana).
  • Elimina las interrupciones. Como estás centrado en una tarea no puedes perder tiempo en otras cosas que surjan.
  • El tiempo de descanso ayuda a hacer más llevadero el trabajo y a descansar.
  • Consigues un sentimiento de logro tras varios ciclos, donde puedes constatar qué has realizado en un tiempo determinado.
  • Al trabajar de forma más guiada y pautada, tendrás más tiempo libre, puesto que serás más efectivo.

Qué herramientas utilizar para aplicar la técnica Pomodoro 

Hay una gran cantidad de aplicaciones Pomodoro para utilizar tanto en el ordenador como en el móvil, algunas en forma de app y otras online. 

Una de mis herramientas preferidas es, sin ninguna duda, FlowTime 1. Una aplicación online gratuita que funciona como extensión de Google Chrome y que cuenta como característica principal con la flexibilidad.

Puedes elegir los ciclos que quieres trabajar, así como los tiempos, lo cual permite adaptar la herramienta a tus necesidades o no al revés. Como siempre comento, es muy importante que las herramientas de productividad que utilices se adapten a tu forma de trabajar y no adaptarte tú a la forma de trabajar que impongan otros. Cosa que con esta aplicación es posible 🙂

Esta herramienta no tiene estadísticas ni otro tipo de funcionalidades. Pero ya sabes que muchas veces, especialmente en productividad, menos es más.

Otra opción interesante es Marinara, otra extensión de Chrome gratuita, más avanzada y con más opciones de configuración. Permite organizar los ciclos e incluso el descanso largo y cuenta con un historial de pomodoros realizados. Ideal para usuarios que prefieran tener una estadística de lo que van haciendo.

Utilices aquella aplicación que utilices es importante que sea fácil de utilizar y que, de verdad, pueda aportar a tu forma de trabajar. Otra cuestión es que a día de hoy hay muchas herramientas, pero siempre vas a encontrar alternativas gratuitas sencillas y algunas de pago más avanzadas. No te compliques y, sobre todo, empieza con Pomodoro, porque no te vas a arrepentir.

Atribución imagen: David Svensson.

Cómo ser conscientes del tiempo que perdemos

Cada día perdemos tiempo, mucho tiempo y es precisamente el recurso más valioso con el que contamos. Además, es igual para todas las personas, todos tenemos la misma cantidad de horas, minutos y segundos cada día. De nosotros depende en qué vayamos a dedicarlo.

En algunos casos nos sucede que acaba el día y pensamos «no he hecho nada hoy y ya se ha acabado el día» o «siento como si no hubiera hecho todo lo que tenía que hacer». Y es que nos estamos enfrentando diariamente a los ladrones de tiempo, que en ocasiones ni siquiera somos conscientes de que están robándonos parte de nuestro día. Hablo principalmente de aquello que nos hace vivir como teledirigidos, sin rumbo y sin poder perseguir nuestros objetivos. Entre ellos, la televisión, las redes sociales o simplemente el hecho de navegar en Internet de una página a otra.

Cómo controlar el tiempo que se nos escapa

La forma más fácil de hacerlo es anotar en un papel, por ejemplo en la nevera, los diferentes ladrones de tiempo que hay en nuestra vida y a continuación escribir el tiempo que nos supone. De esta forma, una vez al acabar el día, anotar el tiempo aproximado que nos ha robado la televisión o las redes sociales.

Si lo hacemos así, cada día seremos conscientes del tiempo perdido. Pero lo más interesante es llegar al final de semana y calcular el tiempo que se ha perdido durante toda la semana, seguramente nos va a sorprender.

Es un método muy rudimentario, pero puede funcionarnos bien. Sin embargo, si prefieres algo más moderno, existen herramientas para controlar nuestros hábitos en Internet y una de ellas es la aplicación denominada RescueTime.

Con esta aplicación conseguiremos tener controlado, y con todo nivel de detalle, aquello a lo que estamos destinando nuestro tiempo. Porque RescueTime se integra tanto en ordenadores como en móviles para ir recopilando lo que vayamos haciendo, las apps y webs que abrimos y durante cuánto tiempo. Por lo que supone una forma de conocer nuestros hábitos sin tener que anotar nada, con datos exactos y precisos.

Cómo recuperar el tiempo perdido

Una vez conocemos el tiempo que estamos perdiendo hay que poner solución planteando:

  • Si aquellos ladrones de tiempo realmente nos están robando el tiempo o es que realmente queremos estar haciendo ese tipo de actividades.
  • Si queremos recuperar ese tiempo.

Una solución muy práctica es hacer conforme muchos hacen con los niños, limitar el tiempo dedicado a las redes sociales o a la televisión definiendo un horario concreto. Por ejemplo de 20:00 a 20:30 puedes utilizar redes sociales y poniendo una alarma al finalizar, para dejar de utilizarlas. De este modo, sabremos que todos los días hay media hora dedicada a ello, pero no horas y horas revisando fotografías, comentarios, publicaciones sin un motivo y una razón, más bien en modo automático.

Como dice el propio título, lo realmente importante es ser conscientes del tiempo que estamos perdiendo o dedicando a tareas que no nos ayudan a conseguir nuestros objetivos. Porque cuando uno no es consciente no puede tomar medidas. Pero cuando uno es consciente puede acotar el problema y buscar soluciones concretas.

Atribución imagen: Yasmeen.

Enviar correos confidenciales con Gmail

Hace unos días Google presentaba una nueva característica en Gmail, la posibilidad enviar correos confidenciales. Esta funcionalidad ya está disponible en las cuentas de Gmail (así como en las diferentes apps tanto de Android como de iOS) y utilizarla, como vamos a ver, es realmente sencillo.

El botón para utilizar la funcionalidad se encuentra en la ventana de redactar, en la parte inferior del correo, mediante un icono en forma de candado y acompañado por un reloj.

¿Para qué sirve la funcionalidad de enviar correos confidenciales?

El objetivo de la nueva funcionalidad es el de limitar los permisos al destinatario, de tres maneras principalmente:

1. Definiendo una fecha de vencimiento.

Si recordáis aquello de «este mensaje se autodestruirá dentro de 24 horas», la funcionalidad que se ha añadido a Gmail es algo similar. El remitente puede definir el tiempo en el que el mensaje podrá ser leído. Una vez pase el tiempo límite el mensaje desaparecerá. La caducidad no se puede definir de forma concreta y hay que elegirla de una lista de opciones (1 día, 1 semana, 1 mes, 3 meses y 5 años).

2. Estableciendo una contraseña para leer el e-mail.

Esta contraseña llegará por SMS al destinatario, que tendrá que introducirla si quiere leer el correo, por lo que aumenta la seguridad ya que, en principio, nadie podrá interceptar el contenido del mismo.

Si no se tiene teléfono asociado, al señalar contraseña por SMS y darle a guardar y posteriormente a enviar el mensaje, saltará un popup preguntando cuál es el número de teléfono del destinatario para poder enviarle el mensaje.

3. Limitando la posibilidad reenviar, copiar, pegar, descargar e imprimir.

Además, y de forma obligatoria al utilizar la funcionalidad, los destinatarios no podrán reenviar, copiar, pegar, descargar ni imprimir el contenido de los correos.

¿Cómo abre los correos confidenciales el destinatario?

Es realmente sencillo. El destinatario al abrir la bandeja de entrada de su correo verá que tiene un correo nuevo, sin nada destacable. Sin embargo, una vez que se abre, el destinatario verá las condiciones establecidas por el remitente.

En el caso de que se haya establecido una contraseña para acceder. El correo aparecerá con una ventana informando de que no se puede leer hasta que se introduzca el código. En el momento que el destinatario hace click para ver el mensaje le llegará el código al móvil y lo introducirá para rápidamente acceder al propio correo.

Esta es, sin duda, una función interesante en Gmail para cuando queramos enviar información importante, sensible o con fecha de caducidad. Y lo que estamos viendo en los últimos meses, en realidad, es un gran interés de Google por ir añadiendo mejoras en su cliente de correo que pueda mejorar la productividad de los usuarios. Porque Gmail llevaba muchos años funcionando igual, excepcionalmente bien, pero con pocas novedades. Pero parece que eso está cambiando.

Más información enviar y abrir correos confidenciales en Gmail: https://support.google.com/mail/answer/7674059?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=es