10 consejos básicos para escribir mejor un correo electrónico

Aunque ya hace muchos años que se inventó el correo electrónico (1971), lo cierto es que fue a finales de los 90 y principios de la siguiente década cuando se empieza a utilizar por una parte importante de la población. Y llegó para quedarse. Sin embargo, nadie nos explicó cómo utilizarlo y se fue incorporando directamente a nuestro día a día, sin más.

Con el paso de los años ha ido ganando cada vez más importancia, principalmente en el ámbito profesional, y por este motivo, conviene recordar algunas prácticas recomendables para escribir mejores correos electrónicos.

Compartimos a continuación algunos consejos básicos a la hora de escribir un e-mail:

1. Define siempre un asunto acerca del contenido que se trata en el e-mail.

Por ejemplo, «problemas» sería un mal asunto para un correo y sería más adecuado algo como «Problemas de acceso al informe del 2º trimestre». Debe dar al destinatario pistas o indicar el tema que se detallará en el interior.

No dejemos el asunto vacío ni pongamos únicamente una palabra.

2. Escribe sin faltas de ortografía.

Debemos fijarnos a la hora de escribir y asegurarnos de que todo está escrito correctamente. El propio navegador web o la aplicación de correo nos ayudarán a saber si hemos escrito una palabra bien o no, por si hubiera alguna duda.

Así que no hay excusas para hacerlo lo mejor posible, revisemos antes de enviar 😉

3. No escribas todo en mayúsculas.

Las mayúsculas no se deben utilizar salvo en casos muy concretos, y menos aún en el asunto de un correo. Es el equivalente a gritar y, por lo general, debemos priorizar la escritura en minúsculas.

Si queremos destacar una parte del texto podemos utilizar otras herramientas como el subrayado o la negrita.

4. Si adjuntas un documento, indícalo en el texto para que el destinatario lo sepa.

Si al redactar el correo tenemos el detalle de avisar al destinatario de que hay adjuntos, le facilitaremos el acceso al archivo o archivos. Parece algo obvio, pero no todo el mundo llega al final del correo para ver si hay algo adjunto.

Además, algunas aplicaciones de correo electrónico como Gmail son capaces de detectar las palabras «adjunto» o «adjuntos» y nos avisarán si hemos olvidado añadir algún archivo.

5. Utiliza por favor y gracias.

También en el correo electrónico, debemos ser educados y mantener un todo adecuado. Ayudará a que la otra persona sea más receptiva con la lectura y su respuesta, y el mensaje no quedará demasiado seco o tajante.

6. Lee bien, responde mejor.

Lee todo lo que aparece en el correo, incluso léelo un par de veces para asegurarte de que lo has entendido bien. Los malentendidos por correo son más frecuentes de lo que podamos imaginar, por lo que conviene asegurarse de que hemos entendido el mensaje que nos ha llegado. Si no fuera el caso, siempre podemos preguntar al emisor e incluso llamarle por teléfono o hablar en persona.

A la hora de responder intentemos que la redacción sea fácil de comprender y, si hubiera varios temas en el correo, asegurarnos de responder a todos ellos.

7. Utiliza el saludo y la despedida.

Arranquemos nuestro correo con un «Hola Alfonso» y cerremos con un «Muchas gracias», «Saludos» o «Atentamente». Tu destinatario lo agradecerá.

En este sentido hay un interesante debate acerca de cómo empezar los correos. Según la Real Academia Española, la forma adecuada de iniciarlos en español es:

«Hola, Alfonso: «

Sin embargo, es muy común encontrarlo de la siguiente manera:

«Hola Alfonso, «

8. Concreta.

Escribamos aquello que necesitemos de forma concreta y sin muchos rodeos: menos es más. Recordemos que el objetivo del e-mail es hacer llegar un mensaje al emisor o emisores, no escribir un libro o un artículo periodístico.

Lógicamente, si necesitamos explicar algo debemos detallarlo y, si hay mucho texto, siempre podemos destacar las ideas principales en negrita.

9. Utiliza las listas.

Las listas numeradas (1, 2, 3, …) nos permiten tratar varios temas con orden y las listas con viñetas (con guiones o puntos) nos ayudan a separar temas. Utilízalas siempre que lo veas conveniente, dará claridad a tus correos y ayudará a que el destinatario lo lea y lo comprenda más rápido. No pongas los números a mano y utiliza las funcionalidades que los principales sistemas de correo electrónico ponen a tu disposición:

10. Escribe el correo en orden inverso

Así es, primero el contenido, después el asunto y finalmente el destinatario. Así te asegurarás de que una vez escrito el correo podrás definir un asunto lo más adecuado posible. Y, además, el hecho de poner el destinatario al final evitará errores a la hora de hacer el envío con el correo incompleto.

Atribución imagen: Dennis Skley.

4 motivos para utilizar Inbox en vez de Gmail

Desde hace algún tiempo estoy utilizando Inbox by Gmail en lugar de Gmail, aunque solo para el correo personal. Para el trabajo todavía no encuentro que sea la aplicación idónea, pues en ocasiones tengo la sensación de no tener tan controlada la bandeja de entrada.

Sin embargo, a nivel personal, me parece una forma más liviana de manejar el mail, más simple y que permite ahorrar mucho tiempo.

1. Agrupar las conversaciones

Una de las principales funcionalidades de Inbox es el hecho de poder agrupar las conversaciones de forma automática según sean:

  • Viajes. Para organizar todos los correos de viajes, con agrupaciones por cada uno de ellos.
  • Guardados. Donde guardar enlaces y artículos para leer más tarde.
  • Compras. Todas las compras que hagamos online.
  • Finanzas. Todos los correos relacionados con facturas y pagos.
  • Social. Aquí se almacenan los correos de las redes sociales.
  • Notificaciones. Notificaciones o avisos de las diferentes aplicaciones o herramientas web.
  • Foros. Mensajes y respuestas de foros.
  • Promociones. Ofertas y promociones.

2. Cronología de correos sencilla

La cronología me parece mucho más clara que con otros sistemas. Mientras que en Gmail simplemente nos aparece el día y la hora, en Inbox es posible ver los mensajes agrupados por fechas como «hoy», «ayer», «la semana pasada» o «este mes».

Con esta agrupación y el hecho de poder ver los mensajes por «secciones» da una sensación de claridad que no hay en Gmail, donde aparecen todos los mensajes o correos en el mismo listado.

3. Organización de viajes

La organización de los viajes es probablemente una de las mejores funcionalidades con las que cuenta Inbox. Principalmente porque es capaz de crear una nueva agrupación, por ejemplo, a partir de una reserva de vuelo o de tren. Una vez hecha la agrupación es posible incluir todos los correos relacionados con el viaje, tales como una reserva de hotel o alojamiento, una reserva de parking o restaurante y todo aquello que tenga que ver con dicho viaje.

Por tanto, no es simplemente incluir los mensajes en viajes, sino que además dentro de los viajes habrá un espacio para cada viaje, con sus fechas y toda la información.

Además, es muy interesante utilizar conjuntamente la aplicación Google Trips, que está disponible para iOS y android y permite acceder a guías para los viajes que tengamos, incluyendo su acceso sin conexión.

4. Fijar correos

Fijar correos nos permite colocar los e-mails por encima del resto, para darle más importancia y que sea lo primero que veamos al consultar el correo. Digamos es es más que marcarlo con una estrella, porque no lo destaca únicamente, si no que lo sitúa como prioritario en la parte más alta.

También hay una opción para ver únicamente los correos destacados y que aparece en la cabecera, junto al buscador. De esta forma es posible quitar todo el «ruido» y poder centrarnos únicamente en los correos importantes.

Cómo cambiar el horario de posponer en Gmail

Desde hace algún tiempo tenemos a nuestra disposición la nueva versión de Gmail, que incorporaba una serie de mejoras y novedades respecto a la versión anterior.

Una de las novedades de este popular sistema de correo electrónico es el hecho de posponer los mensajes, una funcionalidad que permite posponer o aplazar los e-mails que recibamos en nuestro inbox a otro momento, para que no nos descentre en ese momento y no perdamos el foco. Si tenemos la versión de Gmail en inglés lo podremos encontrar como «snooze».

Por defecto, Gmail permite aplazar a los siguientes momentos:

  • Hoy más tarde.
  • Mañana.
  • Esta semana más tarde.
  • Este fin de semana.
  • La próxima semana.

Aunque estos momentos que nos sugiere cambiarán según el día de la semana en el que estemos. Por ejemplo, el viernes no aparecerán las opciones de «esta semana más tarde» o «este fin de semana».

Además de estas opciones, aparece otra más con el título «Elegir fecha y hora» donde es posible concretar exactamente el momento en el que queremos que vuelva a aparecer el correo. Sin embargo, es mucho más cómodo hacer click en las opciones predefinidas porque es más rápido y no requiere seleccionar ninguna fecha ni marcar ninguna hora, simplemente click en posponer y luego click en cuándo.

La cuestión viene en que aparecen una serie de horas predefinidas. Posponer a otro día siempre implica que el correo rebote de nuevo a las 08:00 y si lo pasamos a la tarde siempre será a las 18:00. Si buscamos en Gmail veremos que, al menos a día de hoy, no hay ninguna opción para poder cambiar las horas y que se adapten mejor a nuestro horario, pero sí que es posible cambiarlas con un pequeño truco.

Para cambiarlo basta con abrir Google Keep.

A continuación ir a la configuración, que está localizada arriba a la derecha.

Y por último, ir al apartado horas predeterminadas de los recordatorios que queremos tener por defecto. En mi caso, pongo un horario que se adapta mejor a mi día a día que es recibir el correo por la mañana a las 06:30 y por la tarde a las 15:30.

De este modo, solo faltará actualizar o refrescar la página en la que tengamos Gmail y ya podremos ver que al posponer nos aparecen las nuevas horas que hemos definido.

Así podremos utilizar la interesante funcionalidad de posponer de Gmail y adaptarla a nuestros necesidades. Porque no tenemos que olvidar nunca que lo más importante en productividad es que el sistema que utilicemos se adapte a nosotros y no al contrario 😉.

Atribución imagen: Acharaporn Kamornboonyarush.

Enviar correos confidenciales con Gmail

Hace unos días Google presentaba una nueva característica en Gmail, la posibilidad enviar correos confidenciales. Esta funcionalidad ya está disponible en las cuentas de Gmail (así como en las diferentes apps tanto de Android como de iOS) y utilizarla, como vamos a ver, es realmente sencillo.

El botón para utilizar la funcionalidad se encuentra en la ventana de redactar, en la parte inferior del correo, mediante un icono en forma de candado y acompañado por un reloj.

¿Para qué sirve la funcionalidad de enviar correos confidenciales?

El objetivo de la nueva funcionalidad es el de limitar los permisos al destinatario, de tres maneras principalmente:

1. Definiendo una fecha de vencimiento.

Si recordáis aquello de «este mensaje se autodestruirá dentro de 24 horas», la funcionalidad que se ha añadido a Gmail es algo similar. El remitente puede definir el tiempo en el que el mensaje podrá ser leído. Una vez pase el tiempo límite el mensaje desaparecerá. La caducidad no se puede definir de forma concreta y hay que elegirla de una lista de opciones (1 día, 1 semana, 1 mes, 3 meses y 5 años).

2. Estableciendo una contraseña para leer el e-mail.

Esta contraseña llegará por SMS al destinatario, que tendrá que introducirla si quiere leer el correo, por lo que aumenta la seguridad ya que, en principio, nadie podrá interceptar el contenido del mismo.

Si no se tiene teléfono asociado, al señalar contraseña por SMS y darle a guardar y posteriormente a enviar el mensaje, saltará un popup preguntando cuál es el número de teléfono del destinatario para poder enviarle el mensaje.

3. Limitando la posibilidad reenviar, copiar, pegar, descargar e imprimir.

Además, y de forma obligatoria al utilizar la funcionalidad, los destinatarios no podrán reenviar, copiar, pegar, descargar ni imprimir el contenido de los correos.

¿Cómo abre los correos confidenciales el destinatario?

Es realmente sencillo. El destinatario al abrir la bandeja de entrada de su correo verá que tiene un correo nuevo, sin nada destacable. Sin embargo, una vez que se abre, el destinatario verá las condiciones establecidas por el remitente.

En el caso de que se haya establecido una contraseña para acceder. El correo aparecerá con una ventana informando de que no se puede leer hasta que se introduzca el código. En el momento que el destinatario hace click para ver el mensaje le llegará el código al móvil y lo introducirá para rápidamente acceder al propio correo.

Esta es, sin duda, una función interesante en Gmail para cuando queramos enviar información importante, sensible o con fecha de caducidad. Y lo que estamos viendo en los últimos meses, en realidad, es un gran interés de Google por ir añadiendo mejoras en su cliente de correo que pueda mejorar la productividad de los usuarios. Porque Gmail llevaba muchos años funcionando igual, excepcionalmente bien, pero con pocas novedades. Pero parece que eso está cambiando.

Más información enviar y abrir correos confidenciales en Gmail: https://support.google.com/mail/answer/7674059?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=es

¿Qué es el Inbox o bandeja de entrada?

Desde que empezamos a utilizar el correo electrónico hemos siempre tenido con lugar principal de acceso un inbox o bandeja de entrada.

Para mucha gente ha sido el cajón de sastre donde van llegando los correos de personas, empresas, publicidad, notificaciones de redes sociales, invitaciones a eventos y demás cantidad de información. ¿Quién no ha tenido alguna vez un inbox con miles y miles de mensajes? El problema viene de que en el inicio, cuando surgió el e-mail, nadie nos explicó cómo se debía gestionar.

El inbox o bandeja de entrada es como el buzón de casa.

Es así de cierto, la bandeja de entrada del correo electrónico es como el buzón de casa. Cuando llegas a casa abres el buzón, recoges todas las cartas que hay para hacer algo con ellas, es decir, para realizar una acción a continuación. Tienes varias opciones:

  • Leer la carta y tirarla. Tiene su lógica, porque si hemos leído una carta y recibido la información y no hay que hacer nada más, podemos desecharla. Por ejemplo, un extracto bancario que nos llega.
  • Leer la carta y archivarla. También tiene sentido, porque es una información que nos llega pero que hay que conservar por algún motivo. Por ejemplo, el recibo del pago del seguro del coche, que queremos conservar hasta el próximo pago.
  • Dejarla en una bandeja o encima del escritorio para hacer algo con ella más adelante. En este caso tendrá sentido si luego vamos a hacer algo con ello, pero si se va a quedar de por vida ahí, quizás debamos hacer algo lo antes posible para evitar que se acumule.

Estas tres acciones son las más comunes. La primera y la segunda son muy prácticas y se tratan de tomar una decisión rápida, escoger qué hacer y borrar o archivar. La tercera es la que puede traer problemas, en el caso de que se aplace y nunca se llegue a hacer nada, con lo que tendríamos acumulación de correos, que ocupará espacio, causará cierto desorden y costará más de procesar.

Procesar la bandeja de entrada

En el e-mail o correo electrónico deberíamos hacer lo mismo. Si leemos un correo y ya tenemos la información o no interesa, borrarlo. Si leemos un correo y queremos guardarlo para tener constancia del mensaje lo podemos archivar en alguna carpeta o etiqueta de nuestro correo para tenerlo bien organizado. Por último, si queremos aplazarlo quizás debamos pensarlo dos veces antes de hacerlo. Pero si es la decisión que vamos a tomar, siempre podemos anotarlo en la lista de tareas o utilizar alguna de las funcionalidades que actualmente llevan los gestores de correo electrónico, que es la de posponer.

Hay que recordar que el correo electrónico es eso, exactamente lo mismo que el correo pero en su versión digital. Y la idea debería ser la misma, llegar al Inbox o bandeja de entrada y procesarlo. Esto es, recoger todo lo que hay y hacer algo con ello, pero sobre todo, vaciarlo cada vez que lo procesemos.

Atribución imagen: Beate Meier.