5 consejos para obtener tiempo extra cada día desde hoy mismo

Hoy te voy a hablar de 5 consejos que te van a ayudar a obtener más tiempo cada día desde hoy mismo. No hay que esperar a ver resultados ni ver si funciona o no, vas a conseguirlo desde el momento 0 si lo sigues al pie de la letra.

1. Apaga la televisión

La televisión es un ladrón de tiempo de los más importantes. En realidad si lo vemos desde fuera, es poner a una persona en frente de un aparato a recibir información sin ningún tipo de interacción y en modo automático. Por este motivo, y con los medios que hay ahora, desconecta de la televisión tradicional y apágala para siempre. Si quieres informarte o ver alguna serie o película, elige qué quieres ver y cuándo. Con plataformas como Netflix, Prime Video o Youtube tú mandas ;).

2. Abandona las redes sociales

Aunque con matices, abandona el estar todo el día pendiente de las redes sociales, como mucho busca un espacio para dedicarle un tiempo determinado a aquellas que realmente te aportan valor. Analízalo bien y, si no te aporta nada, no tiene sentido tenerlo presente en tu vide. Todo lo que no suma, resta.

3. Quita las notificaciones en el móvil

Según un estudio de Oracle Marketing Cloud miramos el móvil una media de 150 veces al día. Estaría genial reducir el número de veces que esto ocurre, porque al fin y al cabo es tiempo, ¿verdad? Menos notificaciones son menos interrupciones y como consecuencia, menos momentos en los que mirar el móvil. Algo que te ayudará a empezar es quitar las notificaciones en Whatsapp.

4. Utilizar los tiempos muertos

Los tiempos muertos son aquellos minutos que, en ocasiones, no se utilizan para nada pero que al fin y al cabo son tiempo. Te hablo principalmente del tiempo que pasas yendo al trabajo caminando, moviéndote en transporte público, en una sala de espera o esperando a alguien que llega tarde. Son momentos idóneos para hacer alguna microtarea como una llamada o responder algún e-mail. Si se alarga mucho, incluso para escuchar algún podcast.

5. Levantarte 30 minutos antes cada día

Sí, seguramente pensarás que es trampa, porque estás quitando tiempo al sueño, pero no, no digo eso. Deberías acostarte temprano y dormir alrededor de 7-8 horas al día. Me refiero en esencia a empezar 30 minutos antes de lo que harías habitualmente y dedicar esos 30 minutos a empezar el día de otra forma, bien organizado, quizás con alguna tarea principal que te haga arrancar el día con la sensación de ir por delante y controlarlo.

Si quieres conseguir unos minutos extra cada día, aquí tienes estos 5 consejos, ahora la decisión es cosa tuya. El objetivo no es otro que quitar tiempo a aquello no relevante para dárselo a lo realmente importante.

Atribución imagen: niko si .

Cómo utilizar la técnica pomodoro para aumentar tu productividad

Hay muchos métodos para organizar el trabajo que tenemos dentro del tiempo del que disponemos para hacerlo. Pero, sin duda, Pomodoro es uno de los más conocidos y que consigue excelentes resultados debido a su sencillez.

¿Recuerdas ese momento en el que estabas atascado y no había forma de adelantar el trabajo o tu lista de tareas? ¿Recuerdas también esos días en los que estás muchas horas delante del ordenador sin avanzar pero sin descansar? ¿O esos instantes en los que cuesta concentrarse y no hay forma de arrancar? Seguro que alguna de estas situaciones es familiar para ti.

Cómo funciona la técnica Pomodoro

La técnica pomodoro viene a resolver varios problemas de un tirón y mediante una forma de hacer bien fácil. Se trata de definir tiempos de trabajo estrictos de 25 minutos seguidos de 5 minutos de descanso, que deben ser igualmente estrictos. Es decir, los 25 minutos de trabajo son para trabajar de forma totalmente focalizada en lo que tienes que hacer y los 5 minutos son para levantarte del ordenador, caminar, ir a beber, salir a la terraza o a la ventana, hablar con un compañero y, en definitiva, despejarte.

El procedimiento es muy sencillo:

  1. Se plantea el trabajo a realizar.
  2. Se activa el tiempo y a trabajar hasta que pasen los 25 minutos de trabajo.
  3. Cuando suena la alarma de fin de trabajo empiezan los 5 minutos de descanso.
  4. Una vez cuando acabe el tiempo de descanso suena la alarma y vuelves a empezar.
  5. Y cada 4 pomodoros se hace un descanso más largo (10 o 15 minutos).

Si te das cuenta, cada 2 pomodoros es una hora, por lo que puedes estimar en un tiempo concreto cuántos pomodoros podrás hacer 🙂

Y aunque los ciclos son de 25 trabajo / 5 descanso, siempre puedes adaptarlo a lo que te funcione mejor. Hay personas que por su tipo de trabajo prefieren hacer algo más corto como 10 trabajo / 3 descanso o incluso ligeramente más largo.

Cuáles son las ventajas de la técnica Pomodoro

Con la técnica Pomodoro consigues un método, que si lo sigues al pie de la letra, te ayudará a aumentar tu productividad desde el primer momento. Algunas de las ventajas que aporta son:

  • Ayudar a focalizarse en una tarea. En cada ciclo hay que tener claro qué hay que hacer
  • Es un gran empujón para empezar a trabajar en cualquier momento (de mañana, de tarde o incluso en fin de semana).
  • Elimina las interrupciones. Como estás centrado en una tarea no puedes perder tiempo en otras cosas que surjan.
  • El tiempo de descanso ayuda a hacer más llevadero el trabajo y a descansar.
  • Consigues un sentimiento de logro tras varios ciclos, donde puedes constatar qué has realizado en un tiempo determinado.
  • Al trabajar de forma más guiada y pautada, tendrás más tiempo libre, puesto que serás más efectivo.

Qué herramientas utilizar para aplicar la técnica Pomodoro 

Hay una gran cantidad de aplicaciones Pomodoro para utilizar tanto en el ordenador como en el móvil, algunas en forma de app y otras online. 

Una de mis herramientas preferidas es, sin ninguna duda, FlowTime 1. Una aplicación online gratuita que funciona como extensión de Google Chrome y que cuenta como característica principal con la flexibilidad.

Puedes elegir los ciclos que quieres trabajar, así como los tiempos, lo cual permite adaptar la herramienta a tus necesidades o no al revés. Como siempre comento, es muy importante que las herramientas de productividad que utilices se adapten a tu forma de trabajar y no adaptarte tú a la forma de trabajar que impongan otros. Cosa que con esta aplicación es posible 🙂

Esta herramienta no tiene estadísticas ni otro tipo de funcionalidades. Pero ya sabes que muchas veces, especialmente en productividad, menos es más.

Otra opción interesante es Marinara, otra extensión de Chrome gratuita, más avanzada y con más opciones de configuración. Permite organizar los ciclos e incluso el descanso largo y cuenta con un historial de pomodoros realizados. Ideal para usuarios que prefieran tener una estadística de lo que van haciendo.

Utilices aquella aplicación que utilices es importante que sea fácil de utilizar y que, de verdad, pueda aportar a tu forma de trabajar. Otra cuestión es que a día de hoy hay muchas herramientas, pero siempre vas a encontrar alternativas gratuitas sencillas y algunas de pago más avanzadas. No te compliques y, sobre todo, empieza con Pomodoro, porque no te vas a arrepentir.

Atribución imagen: David Svensson.

Cómo ser conscientes del tiempo que perdemos

Cada día perdemos tiempo, mucho tiempo y es precisamente el recurso más valioso con el que contamos. Además, es igual para todas las personas, todos tenemos la misma cantidad de horas, minutos y segundos cada día. De nosotros depende en qué vayamos a dedicarlo.

En algunos casos nos sucede que acaba el día y pensamos «no he hecho nada hoy y ya se ha acabado el día» o «siento como si no hubiera hecho todo lo que tenía que hacer». Y es que nos estamos enfrentando diariamente a los ladrones de tiempo, que en ocasiones ni siquiera somos conscientes de que están robándonos parte de nuestro día. Hablo principalmente de aquello que nos hace vivir como teledirigidos, sin rumbo y sin poder perseguir nuestros objetivos. Entre ellos, la televisión, las redes sociales o simplemente el hecho de navegar en Internet de una página a otra.

Cómo controlar el tiempo que se nos escapa

La forma más fácil de hacerlo es anotar en un papel, por ejemplo en la nevera, los diferentes ladrones de tiempo que hay en nuestra vida y a continuación escribir el tiempo que nos supone. De esta forma, una vez al acabar el día, anotar el tiempo aproximado que nos ha robado la televisión o las redes sociales.

Si lo hacemos así, cada día seremos conscientes del tiempo perdido. Pero lo más interesante es llegar al final de semana y calcular el tiempo que se ha perdido durante toda la semana, seguramente nos va a sorprender.

Es un método muy rudimentario, pero puede funcionarnos bien. Sin embargo, si prefieres algo más moderno, existen herramientas para controlar nuestros hábitos en Internet y una de ellas es la aplicación denominada RescueTime.

Con esta aplicación conseguiremos tener controlado, y con todo nivel de detalle, aquello a lo que estamos destinando nuestro tiempo. Porque RescueTime se integra tanto en ordenadores como en móviles para ir recopilando lo que vayamos haciendo, las apps y webs que abrimos y durante cuánto tiempo. Por lo que supone una forma de conocer nuestros hábitos sin tener que anotar nada, con datos exactos y precisos.

Cómo recuperar el tiempo perdido

Una vez conocemos el tiempo que estamos perdiendo hay que poner solución planteando:

  • Si aquellos ladrones de tiempo realmente nos están robando el tiempo o es que realmente queremos estar haciendo ese tipo de actividades.
  • Si queremos recuperar ese tiempo.

Una solución muy práctica es hacer conforme muchos hacen con los niños, limitar el tiempo dedicado a las redes sociales o a la televisión definiendo un horario concreto. Por ejemplo de 20:00 a 20:30 puedes utilizar redes sociales y poniendo una alarma al finalizar, para dejar de utilizarlas. De este modo, sabremos que todos los días hay media hora dedicada a ello, pero no horas y horas revisando fotografías, comentarios, publicaciones sin un motivo y una razón, más bien en modo automático.

Como dice el propio título, lo realmente importante es ser conscientes del tiempo que estamos perdiendo o dedicando a tareas que no nos ayudan a conseguir nuestros objetivos. Porque cuando uno no es consciente no puede tomar medidas. Pero cuando uno es consciente puede acotar el problema y buscar soluciones concretas.

Atribución imagen: Yasmeen.

4 motivos para utilizar Inbox en vez de Gmail

Desde hace algún tiempo estoy utilizando Inbox by Gmail en lugar de Gmail, aunque solo para el correo personal. Para el trabajo todavía no encuentro que sea la aplicación idónea, pues en ocasiones tengo la sensación de no tener tan controlada la bandeja de entrada.

Sin embargo, a nivel personal, me parece una forma más liviana de manejar el mail, más simple y que permite ahorrar mucho tiempo.

1. Agrupar las conversaciones

Una de las principales funcionalidades de Inbox es el hecho de poder agrupar las conversaciones de forma automática según sean:

  • Viajes. Para organizar todos los correos de viajes, con agrupaciones por cada uno de ellos.
  • Guardados. Donde guardar enlaces y artículos para leer más tarde.
  • Compras. Todas las compras que hagamos online.
  • Finanzas. Todos los correos relacionados con facturas y pagos.
  • Social. Aquí se almacenan los correos de las redes sociales.
  • Notificaciones. Notificaciones o avisos de las diferentes aplicaciones o herramientas web.
  • Foros. Mensajes y respuestas de foros.
  • Promociones. Ofertas y promociones.

2. Cronología de correos sencilla

La cronología me parece mucho más clara que con otros sistemas. Mientras que en Gmail simplemente nos aparece el día y la hora, en Inbox es posible ver los mensajes agrupados por fechas como «hoy», «ayer», «la semana pasada» o «este mes».

Con esta agrupación y el hecho de poder ver los mensajes por «secciones» da una sensación de claridad que no hay en Gmail, donde aparecen todos los mensajes o correos en el mismo listado.

3. Organización de viajes

La organización de los viajes es probablemente una de las mejores funcionalidades con las que cuenta Inbox. Principalmente porque es capaz de crear una nueva agrupación, por ejemplo, a partir de una reserva de vuelo o de tren. Una vez hecha la agrupación es posible incluir todos los correos relacionados con el viaje, tales como una reserva de hotel o alojamiento, una reserva de parking o restaurante y todo aquello que tenga que ver con dicho viaje.

Por tanto, no es simplemente incluir los mensajes en viajes, sino que además dentro de los viajes habrá un espacio para cada viaje, con sus fechas y toda la información.

Además, es muy interesante utilizar conjuntamente la aplicación Google Trips, que está disponible para iOS y android y permite acceder a guías para los viajes que tengamos, incluyendo su acceso sin conexión.

4. Fijar correos

Fijar correos nos permite colocar los e-mails por encima del resto, para darle más importancia y que sea lo primero que veamos al consultar el correo. Digamos es es más que marcarlo con una estrella, porque no lo destaca únicamente, si no que lo sitúa como prioritario en la parte más alta.

También hay una opción para ver únicamente los correos destacados y que aparece en la cabecera, junto al buscador. De esta forma es posible quitar todo el «ruido» y poder centrarnos únicamente en los correos importantes.

Cómo cambiar el horario de posponer en Gmail

Desde hace algún tiempo tenemos a nuestra disposición la nueva versión de Gmail, que incorporaba una serie de mejoras y novedades respecto a la versión anterior.

Una de las novedades de este popular sistema de correo electrónico es el hecho de posponer los mensajes, una funcionalidad que permite posponer o aplazar los e-mails que recibamos en nuestro inbox a otro momento, para que no nos descentre en ese momento y no perdamos el foco. Si tenemos la versión de Gmail en inglés lo podremos encontrar como «snooze».

Por defecto, Gmail permite aplazar a los siguientes momentos:

  • Hoy más tarde.
  • Mañana.
  • Esta semana más tarde.
  • Este fin de semana.
  • La próxima semana.

Aunque estos momentos que nos sugiere cambiarán según el día de la semana en el que estemos. Por ejemplo, el viernes no aparecerán las opciones de «esta semana más tarde» o «este fin de semana».

Además de estas opciones, aparece otra más con el título «Elegir fecha y hora» donde es posible concretar exactamente el momento en el que queremos que vuelva a aparecer el correo. Sin embargo, es mucho más cómodo hacer click en las opciones predefinidas porque es más rápido y no requiere seleccionar ninguna fecha ni marcar ninguna hora, simplemente click en posponer y luego click en cuándo.

La cuestión viene en que aparecen una serie de horas predefinidas. Posponer a otro día siempre implica que el correo rebote de nuevo a las 08:00 y si lo pasamos a la tarde siempre será a las 18:00. Si buscamos en Gmail veremos que, al menos a día de hoy, no hay ninguna opción para poder cambiar las horas y que se adapten mejor a nuestro horario, pero sí que es posible cambiarlas con un pequeño truco.

Para cambiarlo basta con abrir Google Keep.

A continuación ir a la configuración, que está localizada arriba a la derecha.

Y por último, ir al apartado horas predeterminadas de los recordatorios que queremos tener por defecto. En mi caso, pongo un horario que se adapta mejor a mi día a día que es recibir el correo por la mañana a las 06:30 y por la tarde a las 15:30.

De este modo, solo faltará actualizar o refrescar la página en la que tengamos Gmail y ya podremos ver que al posponer nos aparecen las nuevas horas que hemos definido.

Así podremos utilizar la interesante funcionalidad de posponer de Gmail y adaptarla a nuestros necesidades. Porque no tenemos que olvidar nunca que lo más importante en productividad es que el sistema que utilicemos se adapte a nosotros y no al contrario 😉.

Atribución imagen: Acharaporn Kamornboonyarush.

Utiliza los colores para darle vida a tu productividad

Uno de los consejos que más me gusta dar en las charlas es la importancia del color en nuestras vidas, también en nuestra productividad. Los colores, nos ayudan a realizar asociaciones y además de darle vistosidad ya sea al correo, a una lista de tareas o a una simple libreta, servirá también para clasificar diferentes tipos de contenido que vayamos a tener.

¿Cómo utilizar los colores? Mi recomendación es que hagas el siguiente ejercicio. Y a ser posible que lo definas en papel, que te ayudará aislarte de distracciones:

  1. Haz una lista de los posibles temas o áreas que quieras clasificar. ya sea en el correo, en tus notas, tus tareas y otros tipos de contenido. En mi caso suelo tener los siguientes temas:
    • Personal. Aquí pongo todas las acciones que tienen que ver con mi vida personal. Es decir, relacionado con familia y amigos, con cuestiones de casa y también con todo lo relacionado con el ocio.
    • Académico. Porque nunca hay que dejar de aprender y creo que es importante tener un tema para clasificar los cursos, talleres, eventos y formación en general.
    • Trabajo. Tener clasificados todo lo relacionado al trabajo resulta fundamental si quieres tener una buena organización y ser más productivo.
    • Además de estas, otras quizás no tan relevantes pero igualmente útiles como: compras, finanzas, viajes.
    • También puedes tener tu hobby favorito o un proyecto personal en el que estés trabajando. 
  2. Una vez tengas definidos los temas, piensa a ver cuántos colores vas a necesitar y escríbelos. En mi caso, para este ejemplo, voy a escoger 5 temas (personal, académico, trabajo, viajes y compras), por lo que necesitaré definir 5 colores. Estos colores cuanto más básicos mejor:
    • Azul
    • Verde
    • Amarillo
    • Rojo
    • Violeta
  3. El tercer paso será crear asociaciones lógicas. Y digo lo de lógicas, para que podamos verle un sentido para que sea ese color y no otro. Para mí, un claro ejemplo de esto es elegir el color verde para todo el tema personal, porque el verde lo relaciono con tiempo libre o tiempo para hacerlas cosas. Y para mí tiene mucho sentido esto. Por tanto, hagamos la asociación si es posible también en papel y escribamos los motivos de la elección que hemos hecho:
    • Personal – Verde. Esta asociación es la que he explicado antes :).
    • Académico – Violeta. El violeta me transmite inspiración y ganas de aprender.
    • Trabajo – Rojo. El rojo como elemento importante o al que hay que prestarle especial atención. En muchos casos recomiendo también elegir el color del trabajo en relación al logo de la empresa, para hacer una asociación mental rápida 😉 
    • Viajes – Azul. El azul lo asocio con el cielo, con volar, por lo que viene ideal combinarlo con viajes.
    • Compras – Amarillo. Y a las compras les pongo el amarillo, en relación al dinero o a las monedas que utilizaré.
  4. Una vez está hecha la asociación, lo importante es aplicarla en nuestra mente y pensar que va a ser así para algún tiempo. Es fundamental interiorizarlo, por lo que si lo vamos a hacer, que sea con perspectiva de tenerlo así durante unos 6 meses al menos. Pasados esos 6 meses siempre podremos hacer cambios.
  5. Por último, habría que asociarlo en cada una de las herramientas que utilices en tu sistema de productividad. En mi caso sería, principalmente, en éstas:
    • Todoist. En el gestor de tareas, defino diferentes proyectos donde añadir tareas y como existe la posibilidad de añadir colores, aplicaré los que he definido.
  • Gmail. En el correo electrónico, como utilizo etiquetas, aplicaré colores cada una de ellas. En el caso de que haya una subetiqueta dentro de otra (por ejemplo una subetiqueta «casa» dentro de «personal) aplicaré el mismo color.
    • Google Calendar. Si utilizas diferentes calendarios basta con ponerle el color a cada uno de ellos. Si no, habría que seleccionar el color cuando creemos cada evento, en función de su clasificación.
    • También en cualquier otra herramienta o aplicación que estés utilizando y que permita esta característica 😀

Con esta sencilla configuración, en la que simplemente asociamos colores con temas o áreas que tenemos en nuestro día a día, conseguiremos identificar rápidamente el tipo de cada una de ellas en todas las herramientas que utilicemos.

Atribución imagen: Kain Kalju.

Mejora tu productividad con menos notificaciones en WhatsApp

Las notificaciones están de moda. O al menos eso parece, todas las aplicaciones las incluyen, aunque solo algunas de ellas se preocupan realmente por la salud de los usuarios que las sufren constantemente.

Y es que las notificaciones pueden llegar a ser útiles, pero en realidad acaban siendo por lo general una molestia, causantes de estrés, de dependencia y de que el móvil sea el dueño y señor de nuestra vida.

Es por ello, que hay que darle la vuelta para que las notificaciones y el móvil esté a nuestra disposición y no al revés.

Cómo configurar las notificaciones en WhatsApp

Comentar que tenemos tres grandes grupos de configuraciones a gestionar:

  1. Notificaciones para los mensajes individuales. En este caso podremos definir el sonido para cada notificación así como si debe vibrar, salir un popup en portada o parpadear alguna luz en el móvil.
  2. Notificaciones para los grupos. Las opciones son las mismas que para los mensajes individuales, pero están separadas para poder tener diferente configuración.
  3. Notificaciones para las llamadas. Podremos definir el tono de llamada y si debe vibrar el dispositivo.

Cómo configurar las notificaciones personalizadas en WhatsApp

Por otra parte, hay una opción, quizás más difícil de encontrar, que es la de las notificaciones personalizadas. Es decir, el hecho de definir notificaciones para grupos y personas concretas.

¿Cómo encontrar esta opción? Aunque a simple vista no lo veamos donde las notificaciones, en realidad es muy sencillo de encontrar. Basta con ir a un contacto o grupo y seleccionar en las opciones ver contacto o información de grupo, según corresponda. Una vez dentro, aparece un botón de «notificaciones personalizadas» donde activaremos la casilla con el mismo nombre y definiremos cómo queremos que sean las notificaciones de esta persona o grupo en concreto.

Al seleccionar notificaciones personalizadas, WhatsApp priorizará éstas por encima de la configuración general.

Puede resultar muy útil para tener una notificación diferente y que destaque (o todo lo contrario) de las demás personas o grupos.

Menos notificaciones en WhatsApp para ser más productivo

Una vez conocidas las opciones que tenemos para configurar las notificaciones en WhatsApp lo interesante sería organizarlas para que jueguen siempre a nuestro favor.

Una opción que recomiendo es desactivar TODAS las notificaciones de grupos. Porque en la mayoría de grupos se escribe mucho y normalmente no son conversaciones para ver «ya» o tener que estar atento a respuestas. Y en el caso de que un grupo tenga una necesidad de inmediatez, siempre podremos ponerle a ese grupo en concreto una configuración con notificaciones. Pero por uno, no es necesario tener notificaciones en todos, ¿verdad?

Otra opción que recomiendo es quitar las notificaciones también para todas las personas. Sí, más de uno se echará las manos a la cabeza (¿cómo voy a hacer eso?) pero en realidad no estamos haciendo ninguna barbaridad, simplemente le decimos a WhatsApp que no nos avise, pero los mensajes seguirán llegando, eh? :D. Una vez hecho eso, podemos elegir de qué personas queremos recibir sí o sí las notificaciones (un familiar, la pareja, un amigo, el jefe, etc.). 

Del mismo modo que recomiendo quitar las notificaciones para la mayor parte de las conversaciones, mi consejo es dejarlas en el caso de las llamadas de WhatsApp. Si alguien me llama al móvil, quiero saber quién es y qué quiere, al fin y al cabo, llamar y recibir llamadas siempre fue la función principal del teléfono.

Simplemente configurando correctamente las notificaciones y siendo conscientes de su buen uso notaremos una mejoría en nuestra productividad, donde ya no perderemos tanto tiempo mirando el teléfono con cada notificación que nos vaya llegando.

A mí me ha cambiado la vida tener menos notificaciones, ¿y a ti? ¿lo has probado? ¿Te ha funcionado? Espero tus comentarios 😉

Atribución imagen: newkemall.

Enviar correos confidenciales con Gmail

Hace unos días Google presentaba una nueva característica en Gmail, la posibilidad enviar correos confidenciales. Esta funcionalidad ya está disponible en las cuentas de Gmail (así como en las diferentes apps tanto de Android como de iOS) y utilizarla, como vamos a ver, es realmente sencillo.

El botón para utilizar la funcionalidad se encuentra en la ventana de redactar, en la parte inferior del correo, mediante un icono en forma de candado y acompañado por un reloj.

¿Para qué sirve la funcionalidad de enviar correos confidenciales?

El objetivo de la nueva funcionalidad es el de limitar los permisos al destinatario, de tres maneras principalmente:

1. Definiendo una fecha de vencimiento.

Si recordáis aquello de «este mensaje se autodestruirá dentro de 24 horas», la funcionalidad que se ha añadido a Gmail es algo similar. El remitente puede definir el tiempo en el que el mensaje podrá ser leído. Una vez pase el tiempo límite el mensaje desaparecerá. La caducidad no se puede definir de forma concreta y hay que elegirla de una lista de opciones (1 día, 1 semana, 1 mes, 3 meses y 5 años).

2. Estableciendo una contraseña para leer el e-mail.

Esta contraseña llegará por SMS al destinatario, que tendrá que introducirla si quiere leer el correo, por lo que aumenta la seguridad ya que, en principio, nadie podrá interceptar el contenido del mismo.

Si no se tiene teléfono asociado, al señalar contraseña por SMS y darle a guardar y posteriormente a enviar el mensaje, saltará un popup preguntando cuál es el número de teléfono del destinatario para poder enviarle el mensaje.

3. Limitando la posibilidad reenviar, copiar, pegar, descargar e imprimir.

Además, y de forma obligatoria al utilizar la funcionalidad, los destinatarios no podrán reenviar, copiar, pegar, descargar ni imprimir el contenido de los correos.

¿Cómo abre los correos confidenciales el destinatario?

Es realmente sencillo. El destinatario al abrir la bandeja de entrada de su correo verá que tiene un correo nuevo, sin nada destacable. Sin embargo, una vez que se abre, el destinatario verá las condiciones establecidas por el remitente.

En el caso de que se haya establecido una contraseña para acceder. El correo aparecerá con una ventana informando de que no se puede leer hasta que se introduzca el código. En el momento que el destinatario hace click para ver el mensaje le llegará el código al móvil y lo introducirá para rápidamente acceder al propio correo.

Esta es, sin duda, una función interesante en Gmail para cuando queramos enviar información importante, sensible o con fecha de caducidad. Y lo que estamos viendo en los últimos meses, en realidad, es un gran interés de Google por ir añadiendo mejoras en su cliente de correo que pueda mejorar la productividad de los usuarios. Porque Gmail llevaba muchos años funcionando igual, excepcionalmente bien, pero con pocas novedades. Pero parece que eso está cambiando.

Más información enviar y abrir correos confidenciales en Gmail: https://support.google.com/mail/answer/7674059?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=es

¿Qué es el Inbox o bandeja de entrada?

Desde que empezamos a utilizar el correo electrónico hemos siempre tenido con lugar principal de acceso un inbox o bandeja de entrada.

Para mucha gente ha sido el cajón de sastre donde van llegando los correos de personas, empresas, publicidad, notificaciones de redes sociales, invitaciones a eventos y demás cantidad de información. ¿Quién no ha tenido alguna vez un inbox con miles y miles de mensajes? El problema viene de que en el inicio, cuando surgió el e-mail, nadie nos explicó cómo se debía gestionar.

El inbox o bandeja de entrada es como el buzón de casa.

Es así de cierto, la bandeja de entrada del correo electrónico es como el buzón de casa. Cuando llegas a casa abres el buzón, recoges todas las cartas que hay para hacer algo con ellas, es decir, para realizar una acción a continuación. Tienes varias opciones:

  • Leer la carta y tirarla. Tiene su lógica, porque si hemos leído una carta y recibido la información y no hay que hacer nada más, podemos desecharla. Por ejemplo, un extracto bancario que nos llega.
  • Leer la carta y archivarla. También tiene sentido, porque es una información que nos llega pero que hay que conservar por algún motivo. Por ejemplo, el recibo del pago del seguro del coche, que queremos conservar hasta el próximo pago.
  • Dejarla en una bandeja o encima del escritorio para hacer algo con ella más adelante. En este caso tendrá sentido si luego vamos a hacer algo con ello, pero si se va a quedar de por vida ahí, quizás debamos hacer algo lo antes posible para evitar que se acumule.

Estas tres acciones son las más comunes. La primera y la segunda son muy prácticas y se tratan de tomar una decisión rápida, escoger qué hacer y borrar o archivar. La tercera es la que puede traer problemas, en el caso de que se aplace y nunca se llegue a hacer nada, con lo que tendríamos acumulación de correos, que ocupará espacio, causará cierto desorden y costará más de procesar.

Procesar la bandeja de entrada

En el e-mail o correo electrónico deberíamos hacer lo mismo. Si leemos un correo y ya tenemos la información o no interesa, borrarlo. Si leemos un correo y queremos guardarlo para tener constancia del mensaje lo podemos archivar en alguna carpeta o etiqueta de nuestro correo para tenerlo bien organizado. Por último, si queremos aplazarlo quizás debamos pensarlo dos veces antes de hacerlo. Pero si es la decisión que vamos a tomar, siempre podemos anotarlo en la lista de tareas o utilizar alguna de las funcionalidades que actualmente llevan los gestores de correo electrónico, que es la de posponer.

Hay que recordar que el correo electrónico es eso, exactamente lo mismo que el correo pero en su versión digital. Y la idea debería ser la misma, llegar al Inbox o bandeja de entrada y procesarlo. Esto es, recoger todo lo que hay y hacer algo con ello, pero sobre todo, vaciarlo cada vez que lo procesemos.

Atribución imagen: Beate Meier.

Cómo recopilar ideas o tareas sin perder el foco

Tanto si utilizas el método GTD como si no, seguramente te habrás encontrado con un proceso que hay que realizar casi diariamente y es el hecho de «recopilar».

Recopilar no es más que recoger ideas, anotar nuevas tareas, apuntar aquello que hemos recordado para que no se nos olvide, etc y guardarlas en una bandeja o Inbox. Es decir, es el proceso de volcar todo aquello que requerirá más adelante una acción. Y lo pongo así, en negrita, porque si no es algo para hacer más adelante quizás no debamos apuntarlo y debamos hacerlo en ese mismo instante.

Teniendo claro cual es el concepto y siendo conscientes de que lo vamos a realizar, nos encontramos en generalmente con algunos problemas:

  • Tardamos mucho tiempo en anotarlo.
  • No sabemos bien cómo y dónde guardarlo.
  • Tenemos algunas ideas en una aplicación, otras en papel y otras en la cabeza.
  • Anotamos correctamente pero intentamos avanzar un poco la tarea, sin llegar a completarla.
  • Perdemos el foco de lo que estamos haciendo y luego nos cuesta reengancharnos para continuar.

Son problemas bastante comunes pero que se pueden resolver. Para ello, es necesario que definas el sistema que vas a seguir para realizar este proceso de recogida, porque una vez establecido va a quedar muy claro y vas a saber cómo actuar en cada momento. Pero, ojo, como todo sistema y para que funcione correctamente, éste debería tener en cuenta una serie de condiciones o requisitos.

Condiciones que debería cumplir el sistema de recopilación. 

  1. Que sea ágil introducir la información. Cuanto más rápido podamos recopilar, mejor.
  2. Seleccionar papel o una app, es decir, elegir dónde se almacenará aquello que recopilemos.
  3. Seguir el método de forma sistemática. Por lo que, si empiezas a trabajar de una manera concreta hazlo absolutamente siempre así, por lo menos durante un tiempo. Si hay algo mal en el método tras unas semanas podrás analizar qué falla, pero es importante el compromiso.
  4. Recopilar no significa hacer. Si estamos hablando de recopilar, es simplemente recopilar, no hay ninguna acción más que realizar: ni organizar, ni procesar, ni mucho menos hacer.
  5. Una única excepción, la regla de los 2 minutos. Esta regla consiste en que si la tarea que vas a anotar te va a suponer menos de 2 minutos, entonces hazla y no lo anotes.

3 consejos para recopilar de forma efectiva.

Teniendo claro lo que queremos conseguir, la problemática de recopilar y las condiciones que hemos explicado anteriormente te puedo recomendar el siguiente sistema, que a mí me lleva funcionando desde hace algunos años a la perfección.

  1. Elige una herramienta: Estos son las dos únicas herramientas que me han funcionado bien. Lo importante es que sean accesibles, ágiles y cómodas de utilizar. Te recomiendo que utilices solo una de ellas, por poder centralizar todo en un único lugar. Personalmente, me decanto por la opción digital, porque la voy a tener siempre disponible y no la puedo perder.
    • Un trozo de papel o libreta en el bolsillo junto con un lápiz (el de IKEA sirve) o bolígrafo pequeño.
    • Una app. La que yo utilizo, por la gran agilidad y versatilidad que tiene, es Todoist. Me permite anotar desde cualquier dispositivo de forma minimalista y mostrándome una única línea de texto donde anotar y enviar. Aquello que anoto va directamente a mi inbox, para poderlo procesar más tarde.
  2. Anota absolutamente todo lo que se te pase la cabeza y te vaya a quitar el foco de lo que estás haciendo (tengo que hacer esto, recuerda que el viernes tienes aquello, etc.). También las cuestiones o imprevistos que van saliendo durante el día (una llamada o email que conlleva una acción, un compañero que te ha pedido algo, etc.). Todo esto que vayas anotando, ya lo procesarás más adelante y no ahora, cuando no toca. Al guardarlo tendrás la sensación de que está a salvo dentro de tu sistema y no se te va a pasar ;). Así que olvídate, libera tu mente y a seguir. 
  3. Utiliza la regla de los 2 minutos. Pero utilízala si realmente te resulta útil. Porque por muchos consejos y teoría que haya al final cada persona es diferente y puede encajarte o no. En mi caso sí lo hace, porque valoro que si son 2 minutos, es poco tiempo más de lo que tardaría en escribir la tarea, así que prefiero hacerla rápidamente y seguir con poniendo el foco en lo que estaba haciendo.

Esta es una de las partes que más valoro de mi sistema diario de productividad, pues en el momento que entra algo va a recibir un tratamiento hasta que se realice. Es decir, cualquier elemento recopilado tendrá una acción en el momento que le corresponda.

Atribución imagen: FlavioMaculan.