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4 motivos para utilizar Inbox en vez de Gmail

Desde hace algún tiempo estoy utilizando Inbox by Gmail en lugar de Gmail, aunque solo para el correo personal. Para el trabajo todavía no encuentro que sea la aplicación idónea, pues en ocasiones tengo la sensación de no tener tan controlada la bandeja de entrada.

Sin embargo, a nivel personal, me parece una forma más liviana de manejar el mail, más simple y que permite ahorrar mucho tiempo.

1. Agrupar las conversaciones

Una de las principales funcionalidades de Inbox es el hecho de poder agrupar las conversaciones de forma automática según sean:

  • Viajes. Para organizar todos los correos de viajes, con agrupaciones por cada uno de ellos.
  • Guardados. Donde guardar enlaces y artículos para leer más tarde.
  • Compras. Todas las compras que hagamos online.
  • Finanzas. Todos los correos relacionados con facturas y pagos.
  • Social. Aquí se almacenan los correos de las redes sociales.
  • Notificaciones. Notificaciones o avisos de las diferentes aplicaciones o herramientas web.
  • Foros. Mensajes y respuestas de foros.
  • Promociones. Ofertas y promociones.

2. Cronología de correos sencilla

La cronología me parece mucho más clara que con otros sistemas. Mientras que en Gmail simplemente nos aparece el día y la hora, en Inbox es posible ver los mensajes agrupados por fechas como «hoy», «ayer», «la semana pasada» o «este mes».

Con esta agrupación y el hecho de poder ver los mensajes por «secciones» da una sensación de claridad que no hay en Gmail, donde aparecen todos los mensajes o correos en el mismo listado.

3. Organización de viajes

La organización de los viajes es probablemente una de las mejores funcionalidades con las que cuenta Inbox. Principalmente porque es capaz de crear una nueva agrupación, por ejemplo, a partir de una reserva de vuelo o de tren. Una vez hecha la agrupación es posible incluir todos los correos relacionados con el viaje, tales como una reserva de hotel o alojamiento, una reserva de parking o restaurante y todo aquello que tenga que ver con dicho viaje.

Por tanto, no es simplemente incluir los mensajes en viajes, sino que además dentro de los viajes habrá un espacio para cada viaje, con sus fechas y toda la información.

Además, es muy interesante utilizar conjuntamente la aplicación Google Trips, que está disponible para iOS y android y permite acceder a guías para los viajes que tengamos, incluyendo su acceso sin conexión.

4. Fijar correos

Fijar correos nos permite colocar los e-mails por encima del resto, para darle más importancia y que sea lo primero que veamos al consultar el correo. Digamos es es más que marcarlo con una estrella, porque no lo destaca únicamente, si no que lo sitúa como prioritario en la parte más alta.

También hay una opción para ver únicamente los correos destacados y que aparece en la cabecera, junto al buscador. De esta forma es posible quitar todo el «ruido» y poder centrarnos únicamente en los correos importantes.

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¿Qué es el Inbox o bandeja de entrada?

Desde que empezamos a utilizar el correo electrónico hemos siempre tenido con lugar principal de acceso un inbox o bandeja de entrada.

Para mucha gente ha sido el cajón de sastre donde van llegando los correos de personas, empresas, publicidad, notificaciones de redes sociales, invitaciones a eventos y demás cantidad de información. ¿Quién no ha tenido alguna vez un inbox con miles y miles de mensajes? El problema viene de que en el inicio, cuando surgió el e-mail, nadie nos explicó cómo se debía gestionar.

El inbox o bandeja de entrada es como el buzón de casa.

Es así de cierto, la bandeja de entrada del correo electrónico es como el buzón de casa. Cuando llegas a casa abres el buzón, recoges todas las cartas que hay para hacer algo con ellas, es decir, para realizar una acción a continuación. Tienes varias opciones:

  • Leer la carta y tirarla. Tiene su lógica, porque si hemos leído una carta y recibido la información y no hay que hacer nada más, podemos desecharla. Por ejemplo, un extracto bancario que nos llega.
  • Leer la carta y archivarla. También tiene sentido, porque es una información que nos llega pero que hay que conservar por algún motivo. Por ejemplo, el recibo del pago del seguro del coche, que queremos conservar hasta el próximo pago.
  • Dejarla en una bandeja o encima del escritorio para hacer algo con ella más adelante. En este caso tendrá sentido si luego vamos a hacer algo con ello, pero si se va a quedar de por vida ahí, quizás debamos hacer algo lo antes posible para evitar que se acumule.

Estas tres acciones son las más comunes. La primera y la segunda son muy prácticas y se tratan de tomar una decisión rápida, escoger qué hacer y borrar o archivar. La tercera es la que puede traer problemas, en el caso de que se aplace y nunca se llegue a hacer nada, con lo que tendríamos acumulación de correos, que ocupará espacio, causará cierto desorden y costará más de procesar.

Procesar la bandeja de entrada

En el e-mail o correo electrónico deberíamos hacer lo mismo. Si leemos un correo y ya tenemos la información o no interesa, borrarlo. Si leemos un correo y queremos guardarlo para tener constancia del mensaje lo podemos archivar en alguna carpeta o etiqueta de nuestro correo para tenerlo bien organizado. Por último, si queremos aplazarlo quizás debamos pensarlo dos veces antes de hacerlo. Pero si es la decisión que vamos a tomar, siempre podemos anotarlo en la lista de tareas o utilizar alguna de las funcionalidades que actualmente llevan los gestores de correo electrónico, que es la de posponer.

Hay que recordar que el correo electrónico es eso, exactamente lo mismo que el correo pero en su versión digital. Y la idea debería ser la misma, llegar al Inbox o bandeja de entrada y procesarlo. Esto es, recoger todo lo que hay y hacer algo con ello, pero sobre todo, vaciarlo cada vez que lo procesemos.

Atribución imagen: Beate Meier.